Étape 1 : Cartographier les traitements de données personnelles
Pour assurer la conformité au RGPD, commencez par documenter vos procédés de traitement des données. Ceci est crucial pour mesurer l'impact de ces règles sur votre entreprise. Veillez à :
- Recenser précisément vos différents traitements de données personnelles,
- Catégoriser les types de données traitées,
- Définir les objectifs de chaque traitement,
- Identifier les acteurs internes et externes impliqués, en particulier les sous-traitants. N'oubliez pas de mettre à jour les accords de confidentialité,
- Cartographier les flux de données, en notant leur origine et leur destination, notamment pour les transferts hors de l'Union européenne.
Étape 2 : Prioriser les actions de conformité
Après avoir identifié vos traitements de données, il est temps de planifier les actions nécessaires pour répondre aux exigences. Cela peut se faire en fonction des risques associés à chaque traitement. Assurez-vous de prendre en compte ces points, quels que soient vos processus :
- Collectez et traitez uniquement les données strictement nécessaires,
- Identifiez la base juridique de chaque traitement (par exemple, consentement, intérêt légitime, contrat, obligation légale),
- Ajustez vos mentions d'information pour qu'elles respectent les règlements (articles 12, 13 et 14),
- Informez vos sous-traitants de leurs nouvelles obligations et incluez des clauses contractuelles détaillant leurs responsabilités en matière de sécurité et de confidentialité des données,
- Prévoyez des méthodes pour que les personnes concernées puissent exercer leurs droits (accès, correction, etc.),
- Assurez-vous que les mesures de sécurité sont en place et opérationnelles.
Étape 3 : Gérer les risques avec une Analyse d'Impact relative à la Protection des Données (AIPD)
L'AIPD est une étape cruciale pour respecter les règles du RGPD et préserver la vie privée, surtout si vos traitements comportent des risques élevés. Voici quelques points clés à considérer :
- Réalisez l'AIPD avant de mettre en place le traitement. C'est un processus continu, nécessitant des révisions régulières, surtout en cas de changements majeurs,
- L'AIPD est obligatoire pour tout traitement à risque élevé (Article 35 du RGPD). Utilisez les 9 critères du G29 pour évaluer le niveau de risque, comme l'évaluation ou la notation, la prise de décision automatisée, la surveillance systématique, etc. Si deux critères au moins s'appliquent, envisagez une AIPD.
Étape 4 : Organiser les procédures internes
Pour intégrer la protection des données dans votre organisation, mettez en place des procédures solides :
- Intégrez la protection des données dès la conception d'une application ou d'un traitement,
- Sensibilisez vos collaborateurs et planifiez des formations,
- Gérez les réclamations et les demandes des personnes concernées en identifiant les responsables et les méthodes d'exercice des droits,
- Anticipez les violations de données et prévoyez la notification à l'autorité de protection des données en cas de besoin.
Étape 5 : Documentez la conformité pour votre référencement RGPD
Conservez une documentation complète pour démontrer votre conformité. Incluez :
- Le registre des traitements ou des catégories d'activités de traitement,
- Les analyses d'impact relatives à la protection des données,
- Les mesures prises pour les transferts de données hors de l'Union européenne,
- Les mentions d'information, modèles de consentement et procédures pour exercer les droits,
- Les contrats avec les sous-traitants et les procédures internes en cas de violation de données.
Assurer la conformité au RGPD est une démarche continue et dynamique qui nécessite un engagement constant, bien au-delà des premiers jours de la prise de fonction du DPO. Suivez ces étapes pour garantir la protection des données et renforcer la confiance de vos utilisateurs et clients.