Qu'est-ce que le registre des activités de traitement RGPD ?
Conformément à l'article 30 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), le registre des activités de traitement est un élément clé de la conformité en matière de protection des données. Il permet de recenser toutes les opérations de traitement de données personnelles au sein d'une organisation, offrant ainsi une vue globale des activités impliquant la manipulation de données personnelles.
Mise à jour régulière du registre
Ce registre, qu'il soit en version écrite (papier ou électronique), doit être constamment mis à jour pour refléter les évolutions fonctionnelles et techniques des traitements. Il faut différencier les traitements en tant que responsable de traitement et en tant que sous-traitant, le cas échéant.
Un guide pour piloter la conformité au RGPD
Outre son caractère obligatoire, le registre joue un rôle de guide pour assurer la conformité au RGPD. Il incite à se poser les bonnes questions concernant la nécessité des données, leur durée de conservation et les mesures de sécurité nécessaires. Compléter le registre avec des détails supplémentaires peut en faire un outil plus global pour piloter la conformité.
Comment procéder concrètement ?
Idéalement, chaque activité de traitement devrait avoir sa propre "fiche de traitement" contenant au minimum les éléments suivants :
- Le nom et les coordonnées du responsable conjoint de traitement si nécessaire,
- Les finalités du traitement et l'objectif de collecte des données,
- Les catégories de personnes concernées,
- Les catégories de données personnelles collectées,
- Les destinataires et sous-traitants éventuels,
- Les transferts de données vers des pays tiers et les garanties de sécurité,
- Les délais d'effacement des données ou les critères pour les déterminer,
- Une description des mesures de sécurité techniques et organisationnelles.
Méthode en trois étapes recommandée par la CNIL
1. Rassemblement des informations disponibles : Identifiez et rencontrez les responsables opérationnels des services manipulant des données personnelles. Analysez votre site internet, vos formulaires en ligne, les mentions d'information, l'utilisation des cookies, et vos logiciels propriétaires.
2. Élaboration de la liste des traitements : Créez un tableau de suivi pour lister les activités nécessitant le traitement de données personnelles. Remplissez une fiche de registre par activité en se basant sur les informations collectées.
3. Affinement et précision : Identifiez et analysez les risques liés aux traitements de données pour élaborer un plan d'action de conformité au RGPD.
Accessibilité et communication avec la CNIL
Bien que principalement destiné à un usage interne, le registre doit être disponible en cas de demande de la CNIL, l'autorité de contrôle. Il est recommandé de le communiquer à la CNIL lorsque demandé et de le mettre à disposition des parties prenantes concernées.
Optimisez votre conformité au RGPD en suivant ces étapes pour garantir la protection des données et renforcer la confiance de vos utilisateurs et clients. Pour une solution facilitée, vous pouvez également envisager l'utilisation de ProPDO.